Dunia Perkantoran

 

TENTANG JURUSAN INI

Administrasi Kantor adalah kegiatan sehari-hari yang berfokus pada perencanaan anggaran keuangan, pembayaran dan pendataan suatu perkantoran atau perusahaan. Administrasi kantor bertanggung jawab atas merencanakan kegiatan kantor, menyediakan peralatan kantor, mengatur perubahan antar departemen, seta membantu tugas manajemen senior untuk menggaji dan memecat karyawan. Administrasi Kantor adalah kegiatan sehari-hari yang berfokus pada perencanaan anggaran keuangan, pembayaran dan pendataan suatu perkantoran atau perusahaan. Administrasi kantor bertanggung jawab atas merencanakan kegiatan kantor, menyediakan peralatan kantor, mengatur perubahan antar departemen, seta membantu tugas manajemen senior untuk menggaji dan memecat karyawan. Mayoritas para lulusan bekerja di lingkungan perkantoran. Peran mereka adalah menjaga kelancaran operasional kantor sehari-hari termasuk bertindak sebagai perantara dari karyawan dan pimpinan perusahaan. Gaji awal rata-rata untuk posisi ini adalah sekitar £18,500 - £30,000 per tahun di Inggris.

Bagi para lulusan yang berminat di bidang seni bisa bekerja di berbagai galeri, gedung pameran dan teater, mengatur kelancaran operasional sehari-hari serta mengkoordinir acara-acara jika ada.

Karena kemampuan berkomunikasi yang dimiliki oleh para lulusan Jurusan Administrasi Perkantoran, mereka juga banyak diterima sebagai seksi hubungan massa, asister personal maupun sebagai penyelenggara acara (event organizer).

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran -
 Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan saranan fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah sebagai berikut...
1. Kegiatan Kantor 
Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut..
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari
1). Perencanaan gedung
2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi dan telekomuniktasi.
b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
 pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi

• Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan 
• Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan
• Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut. 

• Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
• Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
• Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan 
• Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
• Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan agar sedianya dapat berjalan lancar. 
• Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan.
• d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:
• • Penggunaan peralatan dan perabot kantor
  • Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
  • Kualitas pekerjaan kantor 
  • Pelayanan kantor 
  • Waktu
  • Biaya perkantoran

2. Saranan dan Fasilitas Kerja Kantoran
Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang terdapat kegiatan tata usaha atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas lainnya. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti:
a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor adalah sebagai berikut..

• Keamanan 
• Lingkungan
• Harga

b. Gedung

Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung adalah sebagai berikut.. 

• Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
• Gedung memiliki fasilitas yang memadai
• Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya. 

c. Peralatan 
Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut..
1). Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, yang memiliki peranan penting dalam kantor.
2). Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior
Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.

e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki beberapa unsur-unsur antara lain sebagai berikut...

• Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu. 
• Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik. 
• Komunikasi, adalah kegiatan yang menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun yang nonformal. 
• Informasi adalah kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai informasi. 
• Personalia, ialah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja
• Keuangan, adalah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus yang dipertanggungjawaban penggunaan dana.
• Perbekalan, adalah kegiatan yang merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penggunaan peralatan kerja. 
• Humas, ialah kegiatan yang menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar perusahaan

Tujuan Administrasi Perkantoran - Umumnya, administrasi perkantoran merupakan pekerjaan kantor yang bertujuan menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam kegiatan kantor. Tujuan-tujuan administrasi perkantoran adalah sebagai berikut...
a. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan.
b. Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan.
c. Mengolah, yaitu kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna
d. Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat.
e. Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.   
f. Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan alat dalam suatu tempat yang aman.
                                                             

Administrasi perkantoran adalah seseorang yang tertarik dengan dunia perkantoran. Misalnya ambil jurusan SMK memilih jurusan administrasi perkantoran dan lulus SMK lanjut kuliah juga ambil jurusan itu